Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện một hoạt động đặc biệt, có thể là một buổi lễ, hội nghị, triển lãm, tiệc cưới, hoặc bất kỳ sự kiện nào khác. Mục đích của việc tổ chức sự kiện có thể rất đa dạng, từ việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ, đến việc kỷ niệm, kết nối cộng đồng, hoặc đơn giản chỉ là tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người.
Ngày nay việc tìm đến dịch vụ tổ chức sự kiện đã không còn quá xa lạ đối với các tập đoàn, doanh nghiệp hay cá nhân. Vậy hãy cùng Trịnh Hoàng Group tìm hiểu những ưu điểm khi kết hợp với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!
- Tại sao bạn cần tìm đến dịch vụ tổ chức sự kiện?
Việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều công sức, thời gian và chuyên môn. Thay vì tự mình loay hoay với vô vàn công việc, bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận được sự hỗ trợ toàn diện.
Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc lên kế hoạch chi tiết, tìm kiếm địa điểm, chuẩn bị các vật dụng hay điều phối nhân sự mà có thể dành thời gian và tâm trí để hoàn thành các công việc cốt lõi của mình.
Bên cạnh đó, việc kết hợp với các đơn vị tổ chức sự kiện lâu năm sẽ giúp bạn xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Các đơn vị sự kiện luôn cập nhật những xu hướng mới nhất và có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo để làm cho sự kiện của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng.
Các đơn vị sự kiện thường sở hữu hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại, đảm bảo chất lượng sự kiện của bạn với đội ngũ nhân sự vận hành được đào tạo bài bản, kinh nghiệm và luôn nhiệt tình lắng nghe mong muốn của khách hàng.
2. Quy trình sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện.
Khi tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện, bạn sẽ trải qua một quy trình làm việc rõ ràng và chuyên nghiệp:
- Tiếp xúc và trao đổi thông tin: Bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện thông qua các kênh online như website, fanpage, email hoặc trực tiếp đến văn phòng; brief những yêu cầu về ý tưởng, quy mô, loại hình sự kiện, mục tiêu và ngân sách. Sau đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ gợi ý và tư vấn cho bạn cũng như gửi báo giá chi tiết đính kèm.
- Lập kế hoạch chi tiết: đơn vị sự kiện sẽ đề xuất địa điểm tổ chức phù hợp, lên thiết kế sân khấu, layout, các ấn phẩm POSM liên quan, đề xuất nhân sự, nghệ sĩ và cuối cùng là lên kịch bản khung, kịch bản chi tiết của sự kiện.
- Thực hiện và điều phối: Đơn vị sự kiện phụ trách về những phần thi công và vận hành sự kiện, bao gồm làm việc với bên cho thuê địa điểm tổ chức, làm việc với các nhà cung cấp thiết bị và bám sát để đảm bảo tiến độ sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện, khách hàng chỉ cần kiểm soát nội dung và những thay đổi phát sinh để cập nhật với bên sự kiện, nhân sự backstage và hậu đài sẽ nắm bắt để điều phối chương trình một cách trơn tru nhất.
- Nghiệm thu, đánh giá và quyết toán: Sau khi sự kiện kết thúc, 2 bên sẽ cùng nghiệm thu và đánh giá hiệu quả sự kiện, rút kinh nghiệm. Sau đó phía khách hàng sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại như đã ký kết trong hợp đồng.
3. Làm thế nào để lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín?
Với sự phát triển của mạng xã hội ngày nay, không khó để bạn có thể tìm kiếm trên các trang mạng về thông tin của các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Ngoài ra bạn có thể tham khảo ý kiến của bạn bè, người thân đã từng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện để có thêm lựa chọn cho mình.
Bạn hoàn toàn có thể tham khảo nhiều đơn vị khác nhau để so sánh giá cũng như chất lượng phục vụ để lựa chọn đơn vị phù hợp. Tuy nhiên, giá cả cũng sẽ đi kèm với chất lượng nên bạn cần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.
Ngoài ra, bạn có thể gặp gỡ trực tiếp những đơn vị mà bạn muốn tìm hiểu để trao đổi và nhận tư vấn trực tiếp, cũng như khảo sát địa điểm mà bạn mong muốn hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện đề xuất.
Công ty cổ phần tập đoàn Trịnh Hoàng với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cung cấp các thiết bị sự kiện như sân khấu, decor, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, cung cấp nhân sự, nghệ sĩ… có thể mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn hảo phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
- 0946.913.555 – 0978.978.623
- trinhhoanggroup.event@gmail.com
- Số 25LK2, KĐT Golden Land, An Đồng, An Dương, Hải Phòng
Gọi ngay cho chúng tôi
Chat ngay
